عوامل مؤثر در بهره وری سازمانی کدامند؟ چرا این مبحث نقل مجالس و همایش‌های اقتصادی جهان شده است؟ هزاران نفر برای این هدف استخدام می‌شوند. سالانه هزاران کنفرانس، گردهمایی و جلسه برای معرفی عوامل مؤثر در بهره وری سازمانی جدید برگزار می‌گردند ولی باز هم کافی نیست.
روزانه صدها و یا حتی هزاران کسب و کار راه اندازی می‌شوند و به جمع میلیون‌ها کسب‌وکار موجود اضافه می‌گردند. همه آن‌ها در یک هدف مشترک هستند و آن هم رسیدن به بیشترین بهره وری است. رقابت و تلاش بر سر شناسایی و کشف عوامل مؤثر در بهره وری سازمانی بیداد می‌کند.
این مبحث آن قدر در بخش اقتصادی مهم است که ما هم تصمیم گرفتیم دانسته‌ها و نظرهای جدید خودمان را با موضوع عوامل مؤثر در بهره وری سازمانی در اختیار شما عزیزان قرار دهیم.
مقدمه
هر سازمان و نهادی، چه خصوصی و چه دولتی از همان ابتدای تأسیس و شروع به کارش هدفی مهمتر از افزایش بهره وری ندارد. برگزاری دوره‌ها، جلسات، گردهمایی‌ها و هم‌فکری‌ها، همه و همه برای این منظور هستند. چرا که عیار سنجش کارآمدی و توانمندی یک مدیر یا مدیرعامل و یا رئیس به این کمیت مهم بستگی دارد.
تمام مدیران و کارفرمایان در پی شناسایی عوامل مؤثر در بهره وری سازمانی هستند تا هر یک به نوبه خود بتوانند گوشه کار را گرفته و به هدف مورد نظرشان برسند.
این خاصیت ذاتی انسان است که او همیشه دنبال پیشرفت و استفاده هر چه بهتر از منابع بوده تا به سود بیشتری برسد و رقبا را یکی پس از دیگری کنار بزند. درواقع بهره وری از دیرباز در جوامع وجود داشته و افراد دنبال بهبود آن بوده‌اند ولی به این شکل که در عصر حاضر در محافل و مجامع درباره آن حرف زده می‌شود و به آن اهمیت فراوان داده می‌شود، نبوده است.
بهره وری سازمانی چیست؟
بهره وری سازمانی (Organizational Productivity) در لاتین به معنای قدرت تولید، مولد بودن و باروری است. این واژه در علم مدیریت و اقتصاد این‌طور تعریف می‌شود: «مقدار کالا یا خدمات تولید شده با هر واحد از کار یا انرژی هزینه شده بدون کاهش کیفیت».
بگذارید این تعریف را کمی ساده‌تر کنیم. یعنی میزان خروجی کار از میزان ورودی آن بیشتر و بهتر باشد و ورودی و خروجی‌ها هم همان سودهای به‌دست آمده و هزینه‌ها هستند.
بهبود بهره وری باعث افزایش سطح رفاه عمومی، کاهش تورم، افزایش اشتغال، استفاده بهینه از منابع انسانی و مواد خام اولیه و سرمایه، بهبود توسعه اقتصادی، سیاسی و اجتماعی جامعه می‌شود. استفاده از روش‌های جدید بهبود بهره وری باعث کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره وری و سود می‌شود.
بهره وری معمولاً تفاوت بین سود و زیان و معیاری برای بررسی موفقیت یا شکست سازمان‌ها و شرکت‌هاست. هر سازمان و شرکتی برای بقای خود در عرصه رقابت باید در زمینه بهره وری سرمایه‌گذاری کند. در حالت کلی عوامل مؤثر در بهره وری سازمانی به دو دسته تقسیم می‌شوند:
- عوامل درونی: که عبارتنداز منابع انسانی و نیروی کار، ماشین‌آلات و تجهیزات و غیره.
- عوامل بیرونی: که عبارتنداز تورم، سیاست‌های دولت، نیاز بازار، فرهنگ و غیره.
عوامل مؤثر در بهره وری سازمانی
در حالت کلی عوامل مؤثر در بهره وری سازمانی به شرح زیر می‌باشند:
۱) رهبری
مهمترین مورد از عوامل مؤثر در بهره وری سازمانی رهبری است. نقش رهبری در هدایت به سوی بهره وری بالا، برای موفقیت هر سازمانی اساسی و مهم است. رهبران و مدیران با ارائه چشم‌اندازی روشن برای رسیدن به اهداف قابل دستیابی سازمان‌ها تلاش می‌کنند. آن‌ها فرهنگ سازمانی را تشکیل داده و با تأکید بر بهره وری، افراد را تشویق به نوآوری،همکاری و مسئولیت‌پذیری در محیط کار می‌کنند.
یک مدیر و کارفرمای موفق همیشه سعی می‌کند عواملی را که حتی کوچکترین تأثیری بر افزایش بهره وری شرکت یا سازمان او را دارند را شناسایی کرده و سرمایه‌گذاری در این زمینه را بزرگترین و مهمترین سرمایه‌گذاری خود بداند.
۲) نیروی کار
وجود نیروی کار ماهر و متخصص از الزامات دستیابی به حداکثر بهره وری و کارایی است. مدیران با استخدام به اندازه نیروی کار، مدیریت پیوسته عملکرد آن‌ها، برنامه‌ریزی، آموزش، ارزیابی مهارت و شایستگی‌ها، تشویق، متعادل کردن حجم کار آن‌ها به بهبود بهره وری سازمانی کمک کنند.
در علم مدیریت و اقتصاد از نیروی کار و منابع انسانی به‌عنوان مهمترین منابع موجود در افزایش بهره وری و بازدهی یاد می‌شود که باید تمرکز بیشتری روی آن‌ها صورت گیرد.
۳) فناوری
یکی دیگر از عوامل مؤثر در بهره وری سازمانی، فناوری است. استفاده از فناوری یک استراتژی کلیدی برای افزایش بهره وری در سازمان‌هاست. ادغام فناوری‌های پیشرفته با تکنولوژی‌ها و روش‌های موجود، عملیات را ساده، کارایی را افزایش و در نهایت بهره وری کلی را افزایش می‌دهد.
در عصری که پیشرفت علم با سرعت نور صورت می‌گیرد و از آن مهمتر، انتقال تکنولوژی از یک نقطه به نقطه دیگر جهان در عرض چند صدم ثانیه است، لحظه‌ای غفلت از فناوری مدیران و شرکت‌ها را به قعر جدول رقابت و سقوط و نابودی می‌کشاند.
۴) کنترل کیفیت
مطمئناً کیفیت حرف اول را در بهبود بهره وری سازمان‌ها می‌زند. کنترل کیفیت توسط کارفرمایان، مدیران و کارکنان برای هرچه بهتر شدن خدمات و تولیدات نتیجه بسیار خوبی در محصول نهایی و خدمات عرضه شده و در نهایت افزایش بهره وری خواهد داشت. هر چند که کنترل کیفیت در عوامل مؤثر در بهره وری سازمانی در جایگاه چهارم قرار دارد ولی وجود آن بسیار مهم و حائز اهمیت است و حرف اول را می‌زند.
۵) بهینه‌سازی فرآیند
هر سازمان و شرکتی عبارتست‌از مجموعه‌ای از فرآیندهای متوالی و پیوسته که نحوه انجام و طی این مراحل تأثیر مستقیمی بر میزان بهره وری و کارایی و بازده شرکت‌ها دارد. خوشبختانه امروزه فناوری‌ها و تکنولوژی‌های جدید فراوانی روزانه به بازار می‌آیند و روند این فرآیندها را تسریع می‌بخشند.
۶) مدیریت زنجیره تأمین
آخرین مورد از عوامل مؤثر در بهره وری سازمانی مدیریت زنجیره تأمین است. مدیریت زنجیره تأمین، همان مدیریت جریان کالاها و خدمات در سازمان‌ها و شرکت‌ها از مبدأ و نقطه شروع تا مقصد و نقطه پایان است. در این مورد نیز که یکی دیگر از عوامل مؤثر در بهره وری سازمانی به‌شمار می‌رود، هر چه بهتر انجام شدن این روند باعث افزایش کارایی و بهره وری می‌گردد.
یکی از مهمترین عوامل مؤثر در بهره وری سازمانی وجود رهبری مؤثر است. رهبر و رئیس دیدگاه‌های موجود برای بهبود و افزایش بهره وری را تقویت کرده و محیطی را برای کار ایجاد می‌کند، که در آن پرسنل برای نوآوری و همکاری با یکدیگر تشویق شده، با حس مسئولیت‌پذیری و انگیزه بالا، برای بهبود بهره وری شرکت با هم مشارکت می‌کنند.
از دیگر عوامل مؤثر در بهره وری سازمانی می‌توان به مدیریت نیروی انسانی و توسعه مهارت‌های کارکنان اشاره کرد. استفاده از نیروی کار متخصص و بالا بردن انگیزه کارکنان و همچنین برنامه‌ریزی بهینه برای نیروی کار، سرمایه‌گذاری در برگزاری برنامه‌های آموزشی و افزایش مهارت پرسنل، در هرچه کارآمدتر بودن آن‌ها، منجربه افزایش بهره وری خواهد شد.
با وجود همه این موارد، در این بین نباید از نقش کلیدی و تأثیرگذار فناوری و تکنولوژی‌های جدید غافل شد. استفاده از فناوری‌های پیشرفته و یکپارچه‌سازی راه‌حل‌های اتوماسیون، عملیات را ساده کرده، زمان خرابی را کاهش داده و در حالت کلی بهره وری را افزایش می‌دهد.
در خارج از محیط کار هم مدیریت بسیار مهم است. مدیریت مؤثر تأمین، با بهبود کارایی زنجیره تأمین، ایجاد روابط مستحکم با فروشندگان و ارباب رجوع‌ها، اجرای شیوه‌های مدیریت کارآمد، می‌تواند باز هم به افزایش بهره وری کمک کند. با توجه به این عوامل مهم و کلیدی، سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌توانند به‌طور چشمگیری پتانسیل واقعی خود را یافته، ترقی نموده و در عرصه رقابت به شکل فزاینده‌ای رشد کنند.
سازمان‌ها برای به حداکثر رساندن خروجی در عین بهینه‌سازی استفاده از منابع، زمان و تلاش که همان کارایی و پایداری بهره وری است، با هم در رقابت هستند.
فرمول بهره وری سازمانی
فرمول کلی بهره وری سازمانی عبارتست‌از:
بهره وری = داده‌ها/ستاده‌ها
یا بهره وری = ورودی/خروجی
همانطوری‌که قبلاً هم گفته شد، خروجی به معنای تولیدات، محصولات و خدمات شرکت است و ورودی به معنای منابع مورد استفاده ازقبیل هزینه‌ها و نیروی انسانی می‌باشد. بهره وری نشان می‌دهد که یک سازمان در قبال استفاده از مقدار مشخصی از منابع، چقدر محصول تولید کرده و یا چه مقدار خدمات ارائه داده است؟
با استفاده از این فرمول همچنین می‌توان منابع و عوامل تأثیرگذار در ارائه خدمات و یا تولیدات را شناسایی کرده و از طریق بهینه‌سازی، آن‌ها را بهبود داد.
این فرمول در دوره‌های زمانی مشخص و متوالی محاسبه شده و نتایج هر دوره با دوره‌های دیگر مقایسه می‌شود تا عملکرد خود را نسبت به سایر دوره‌ها و رقبا تصحیح کنند. استفاده از عوامل مؤثر در بهره وری سازمانی در افزایش مقدار این فرمول تأثیر گذار بوده و مقدار آن را به‌شکل چشمگیری افزایش می‌دهد.
دلایل اهمیت بهره وری
برخی از دلایل مهمی که موجب شده‌اند بهره وری برای ما مهم تلقی شود به شرح زیر هستند:
کارایی هزینه
یک فعالیت اقتصادی با بهره وری بالا به سازمان‌ها و شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا با منابع کمتر به سود بیشتر رسیده و در نتیجه هزینه‌های اولیه و ورودی در هر واحد کاهش پیدا می‌کند. این کارایی مستقیماً بر سودآوری تأثیر گذاشته و به سازمان‌ها توان رقابت در بازار را می‌دهد.
رقابت پذیری
در چشم‌انداز کسب‌وکار جهانی شده و به سرعت در حال تغییر امروزی، سازمان‌ها باید پیوسته تلاش کنند تا در پاسخ به خواسته‌های مشتریان کارآمدتر و پاسخگوتر عمل کنند. بهره وری بالا آن‌ها را قادر می‌سازد تا نیازهای مشتریان را به سرعت برآورده ساخته و قیمت رقابتی را حفظ کرده و به سرعت با تغییرات بازار سازگار شوند.
خروجی و رشد
بهره وری بهبود یافته به سطوح بازدهی بالاتر تبدیل شده و به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا فعالیت‌های خود را مقایسه کرده و از فرصت‌های بازار استفاده کنند. افزایش تولید و فعالیت به رشد و گسترش کسب‌وکار کمک می‌کند.
بهینه سازی منابع
بهبود بهره وری اغلب منجربه استفاده بهینه از منابع می‌شود. با ساده‌سازی فرآیندها، به حداقل رساندن ضایعات و به‌کارگیری فناوری‌های پیشرفته، سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌توانند اثرات زیست محیطی را کاهش داده و پایداری را افزایش دهند.
نوآوری و انطباق
تأکید بر بهره وری، فرهنگ نوآوری و بهبود مستمر را در سازمان پرورش می‌دهد. همانطوری‌که منابع از طریق بهره وری آزاد می‌شوند، می‌توان آن‌ها را به طرف تحقیق، توسعه و تنوع محصول هدایت کرده و سازمان را قادر ساخت در بازار رقابت پیشتاز بماند. هر چه خروجی و سود حاصل از تولیدات و محصولات و خدمات بیشتر و بهتر باشد، بهره وری هم افزایش می‌یابد.
رضایت کارکنان
همانطوری‌که در عوامل مؤثر در بهره وری سازمانی هم گفته شد، منابع انسانی به‌عنوان یک پارامتر مهم و حیاتی در بقای سازمان‌ها و شرکت‌ها به حساب می‌آیند، پس رضایت آن‌ها هم از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. یک محیط کاری، با فرآیندهای ساده و اهداف روشن، رضایت کارکنان را افزایش می‌دهد.
وقتی پرسنل احساس کنند که تلاش‌هایشان به موفقیت سازمان کمک می‌کند، روحیه آن‌ها تقویت شده و منجربه افزایش بهره وری می‌شود.
رضایت مشتری و ارباب رجوع
بهره وری بالا اغلب منجربه کیفیت بهتر محصول، زمان تحویل سریع‌تر و خدمات برتر به مشتریان می‌شود. مشتریان و ارباب رجوع‌های راضی بیشتر به خریدار و مدافع شما تبدیل می‌شوند.
فرهنگ مشارکتی
اولویت‌بندی بهره وری، فرهنگ همکاری، ارتباطات و اشتراک دانش را در سازمان پرورش می‌دهد. چنین محیطی حل مؤثر مشکل را ترویج داده و امکان شناسایی و حل ناکارآمدی‌ها را فراهم می‌کند.
اثر اقتصادی
بهره وری صنایع تولیدی تأثیر به‌سزائی در رشد اقتصادی یک کشور دارد. تولید کارآمد فرصت‌های شغلی بیشتری ایجاد می‌کند، صادرات را تقویت کرده و به ثبات کلی اقتصادی کمک می‌کند.
کاهش زمان
بهبود بهره وری منجربه چرخه‌های تولید کوتاه‌تر و زمان عرضه سریع‌تر محصولات و خدمات جدید به بازار می‌شود. این چابکی به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا به‌سرعت به تقاضای در حال تغییر بازار پاسخ دهند و محصولات را جلوتر از رقبا عرضه کنند.
سخن پایانی درباره عوامل مؤثر در بهره وری سازمانی
در پایان موضوع عوامل مؤثر در بهره وری سازمانی دریافتیم که عوامل کلیدی فراوانی در افزایش بهره وری سازمان‌ها نقش اساس دارند. پیش‌بینی دقیق و اصولی و مدیریت مؤثر، کسب‌وکارها را قادر می‌سازد تا موجودیت خویش را حفظ کنند. فناوری‌های جدید و اتوماسیون‌ها، فرآیندها را ساده کرده و منجربه افزایش کارایی می‌شوند.
در حالت کلی همانطوری‌که در مباحث فوق مطرح شد، از عوامل مؤثر در بهره وری سازمانی، رهبری و منابع انسانی دارای جایگاه و اهمیت ویژه‌ای هستند. منابع انسانی و نیروی کار با بکارگیری روش‌های نوآورانه، و مدیران با سرمایه‌گذاری در بخش آموزش آن‌ها می‌توانند عملکرد و بازده سازمانشان را بالا ببرند.
در خاتمه اگر شما هم در عوامل مؤثر در بهره وری سازمانی، موردی در ذهن دارید، پیشنهاد بفرمائید تا در هرچه پربارتر بودن مطالب ما را یاری کرده باشید.
