حتماً در مراجعه به ادارات، شرکت‌ها و سازمان‌ها، کاغذهای بزرگی با طرح نمودار روی دیوارها به چشمتان خورده است. برخی از آنها را چارت سازمانی می‌گویند. چارت سازمانی کلیت آن سازمان و شرکت را به نمایش می‌گذارد تا یک دید کلی از مشاغل، جایگاه‌ها و وظایف کارکنان را به‌دست آورید.
این ساده‌ترین نوع و تعریفی بود که از چارت سازمانی برای شما بیان کردیم. برای آشنایی بیشتر و کامل‌تر با ما در این مقاله همراه باشید.
مقدمه
شرکت‌ها و سازمان‌ها با آن همه پیچیدگی و گستردگی اطلاعات چه کار می‌توانند بکنند؟ چطور این اطلاعات را ارائه می‌کنند؟ هر سازمان دارای قسمت‌ها و بخش‌های مختلفی است که هر کدام از این بخش‌ها خود نیز دارای زیرمجموعه‌های فراوان و گوناگونی هستند. همین‌طور آنها هم زیرقسمت‌هایی دارند و این چرخه تا خیلی جاها ادامه پیدا می‌کند.
همه‌ی آنها هم وظایف و مسئولیت‌هایی دارند. اکثر این اجزاء با هم در ارتباط بوده و گاه ارتباطات مابین آنها بسیار هم پیچیده است، به‌طوری‌که یک شخص عادی با شنیدن فقط بخشی از آنها سردرگم می‌شود.
باید یک نظم و نظامی حاکم باشد تا هم بتوانیم از این اطلاعات بهره بگیریم و هم برایمان قابل استفاده باشند و هم ارتباطات و اتصالات مابینشان واضح باشد. چطور می‌شود همه این‌ها را با جزئیات بیان کرد و یا نشان داد؟
تنها راه‌کاری که تاکنون ارائه شده است، چارت سازمانی می‌باشد. چارت سازمانی همه این پیچیدگی‌ها و ارتباطات را به شکل گرافیکی و کاملاً روشن نشان می‌دهد.
چارت سازمانی چیست؟
چارت سازمانی (Organizational Chart) ابزاری است که برای نظم و نظام دادن به اطلاعات سازمان‌ها و شرکت‌ها، همچنین مشخص کردن ارتباطات بین آنها و جریان کاری که میان آنها برقرار است، به شکل گرافیکی و نموداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. به‌عبارت دیگر یک چارت سازمانی، ساختار داخلی یک شرکت و یا سازمان را به نمایش می‌گذارد.
هر چارت سازمانی دارای ۴ بخش اصلی است که عبارتنداز:
- واحدها و بخش‌ها
- سلسله مراتب مدیریتی
- روابط سلسله مراتبی
- ارتباطات و جریان اطلاعات
تاریخچه چارت سازمانی
اولین بار در سال ۱۸۵۵ یک ژنرال اسکاتلندی به‌نام دانیل مک کالوم، که سرپرست عمومی راه‌آهن بود، یک چارت سازمانی از راه‌آهن نیویورک و اری رسم کرد. شاید دلیلش هم همان نظامی بودن او و علاقه‌اش به نظم و ترتیب بوده باشد. اما با این وجود سال‌های زیادی طول کشید تا این اصطلاح به‌کار گرفته شود.
بعدها یک مهندس به‌نام ویلارد می برینتون این اصطلاح را مورد استفاده قرار داده و از آن با عنوان «روش‌های گرافیکی برای ارائه حقایق» نام برد. او در سال ۱۹۱۴ در یک کتاب درسی مزایای نمودارها را توضیح داده و شرح داد که چگونه استفاده از آنها می‌تواند مفید باشد. پس از آن در حیطه مهندسی، نمودارها مورد استفاده قرار گرفتند.
بعدها در سال ۱۹۲۰، استفاده از چارت‌ها در دنیای تجارت هم باب شد و چارت سازمانی با عنوان‌های مختلف به‌کارگرفته شد. امروزه به عنوان یکی از ابزارهای مهم در زمینه مدیریت سازمانی، مورد استفاده قرار می‌گیرد. شما با نگاه کردن به یک نمودار سازمانی به‌راحتی می‌توانید تشخیص بدهید که هر شخص در چه موقعیت شغلی قرار داشته و با کدام بخش ارتباط دارد.
چارت سازمانی با نام‌های نمودار سازمانی و نمودار ارگانوگرام (Organigram Chart) نیز استفاده شده و معمولاً به‌شکل نمودارهای درختی، شبکه‌ای یا دایره‌ای رسم می‌شود. برای رسم این نمودارها باید اطلاعات مربوط به تمام کارکنان و کارمندان را در اختیار داشته باشیم. از جایگاه شغل گرفته تا اطلاعات مربوط به تخصص و ارتباطات و سایر اطلاعات.
مزایای چارت سازمانی
مطمئناً وجود برخی مزایا باعث گردیده که از چارت سازمانی این‌گونه حمایت شده و در همه‌ی سازمان‌ها و شرمت‌ها مورد استفاده قرار گیرد. برخی از این مزایا به شرح ذیل هستند:
- مدیریت منابع انسانی به بهترین شکل ممکن
- برقرای نظم در سازمان
- بودجه‌بندی مناسب
- برقراری ارتباط مؤثر
- توسعه کسب‌وکار
- انعطاف‌پذیری بالا
- استخدام‌های جدید و جذب نیروی کار
- شناسایی نقاط ضعف و قوت سازمان
- تسهیل مدیریت و تغییرات سازمان
- افزایش شفافیت عملکرد سازمان
انواع چارت سازمانی
رایج‌ترین و پرکاربردترین انواع چارت‌های سازمانی عبارتنداز:
۱) نمودار سازمانی سلسله مراتبی (Hierachical Org Chart)
این نمودار به‌شکل هرم بوده و بخش‌ها و قسمت‌ها به‌صورت سلسله مراتبی از بالا به پایین در گروه‌های مختلفی تقسیم‌بندی می‌شوند. رئیس یا مدیرعامل و یا سرگروه هم در رأس هرم قرار می‌گیرد و به‌ترتیب از بالا به پایین براساس جایگاه طبقه‌بندی شده و به پایین هرم می‌رسند.
افرادی که دارای قدرت بیشتری هستند در قسمت‌های بالای نمودار و آنان‌که دارای قدرت کمتری هستند در قسمت‌های پایین و پهن‌تر هرم قرار می‌گیرند. بخش‌ها و قسمت‌های موجود در هر ردیف درواقع در یک گروه قرار دارند. این گروه‌بندی مطابق با عملکرد، جغرافیا، محصول و سایر موارد صورت می‌گیرد.
این نمودار نسبت به سایر چارت‌ها رایج‌تر و پرکاربردتر است، در این نمودار هر فرد باید به مدیر مافوق و هر بخش به بخش بالاتر جواب‌گو بوده و گزارش دهد.
۲) نمودار سازمانی ماتریسی (Matrix Organizational Chart)
در این چارت سازمانی که دارای دو محور عمودی و افقی است، افراد و بخش‌ها در گروه‌هایی به‌شکل ماتریس یا شبکه طبقه‌بندی می‌شوند. این گروه‌بندی براساس وظایف مشترک و پروژه‌ها صورت می‌گیرد. افرادی که در هر تیم یا گروه عضو هستند دارای مهارت مشابه بوده و برای انجام یک پروژه مشترک با هم فعالیت می‌کنند.
هم‌زمان سایر افراد هم در گروه‌های جداگانه روی پروژه‌های متفاوت مشغول به کار هستند. این نمودار دارای ۳ بخش رهبر، کارکنان و میدان ماتریس است. این نوع از نمودار سازمانی برای زمانی مناسب است که کارکنان بیش از یک مدیر دارند.
۳) نمودار سازمانی مسطح یا افقی (Flat Org Chart)
اگر صاحب یک کسب‌وکار کوچک هستید و می‌خواهید برای آن یک چارت سازمانی طراحی کنید، نمودار سازمانی مسطح گزینه خوبی است. در این نمودار سلسله مراتب کمتر بوده و بسیاری از نقش‌های مدیریتی حذف می‌شوند. درواقع به شکل خود مدیریتی بوده و کارکنان استقلال بیشتری برای تصمیم‌گیری دارند.
۴) ساختار شبکه ای (Network Organizational Chart)
ساختار شبکه‌ای که جدیداً مورد استفاده قرار می‌گیرد و در آن رابطه بین واحدهای مختلف به شکل یک شبکه گسترده و پیچیده نمایش داده می‌شود. این نمودار با وجود پیچیدگی‌اش نسبت به سایر نمودارها از لحاظ سلسله مراتبی، انعطاف‌پذیر و غیرمتمرکز است.
از این نمودار در شرکت‌ها و سازمان‌هایی که دارای رپابط پیچیده و گسترده‌ای هستند و با سازمان‌ها یا شرکت‌های دیگر همکاری داشته و قصد تعامل دارند، استفاده می‌شود. چرا که نسبت به سایر چارت‌ها سریع‌تر بوده و سطح کمتری داشته و بهتر می‌توان آن را کنترل کرد. این نمودار همچنیم می‌تواند روابط خارجی و داخلی بین مدیریت‌ها را پوشش دهد.
۵) ساختار تقسیمی (Divisional Organizational Chart)
ساختار این نوع نمودار به صورت چندبخشی است. یعنی کارکنانی با ویژگی‌های یکسان در هر بخش مشغول به کار بوده و هر بخش تجهیزات و منابع مخصوص به خود را دارد. عملکرد هر بخش به شکل مستقل بوده و شیوه تصمیم‌گیری در این چارت‌ها غیرمتمرکز می‌باشد. کاهش لایه‌های مدیریتی غیرضروری از مزایای این نوع نمودارها می‌باشد.
درواقع این نمودارها برای شرکت‌هایی استفاده می‌شود که یک شرکت مادر، چند زیرشرکت فرعی دارد که تحت نام شرکت اصلی فعالیت می‌کنند. معمولاً یک جریان رقابتی بین زیرشرکت‌ها برقرار می‌باشد.
۶) ساختار سازمانی خطی (Line Organizational Chart)
این نوع ساختار دارای قدیمی‌ترین و ساده‌ترین ساختار در میان انواع نمودارهای سازمانی است. روش کار ان به این شکل است که در آن سازمان یا شرکت به بخش‌های گوناگونی تقسیم می‌شود و هر بخش به‌طور مستقل دارای یک سرپرست بوده و درنهایت کل ازمان یا شرکت هم یک رئیس و قدرت واحد دارد که در رأس همه آن‌هاست.
سازمان‌هایی که از این ساختار پیروی می‌کنند، در تصمیم‌گیری‌های خود مستقل بوده و ارتباطات مؤثری ایجاد کرده و ثبات بیشتری دارند، اما هیچ خدمات تخصصی و پشتیبانی این ساختار را شامل نمی‌شود.
۷) ساختار سازمانی مبتنی بر تیم (Team_Based Organizational Chart)
روش کار این ساختار که تقریباً شبیه ماتریس بوده و یک نمودار مدرن است، به گونه‌ای است که کارکنان در قالب تیم‌هایی علاوه‌بر وظایف خودشان در تیم، برای رسیدن به یک هدف واحد با هم همکاری می‌کنند.
از ویژگی‌های این ساختار می‌توان به داشتن انعطاف در کار تیمی، تصمیم‌گیری، جهانی شدن کسب‌وکار و نظارت حداقلی اشاره کرد.
۸) چارت سازمانی مرکزی شده (Centralized Organizational Chart)
این نوع از نمودار سازمانی هم بسیار ساده بوده و در کسب‌وکارها و شرکت‌های کوچک که دارای سلسله مراتب کمی هستند، مورد استفاده قرار می‌گیرد. این نمودار شامل یک هسته مدیریتی در مرکز سازمان بوده و همه تصمیمات، اختیارات و قدرت در این بخش مرکزی جمع شده است. بقیه قسمت‌های سازمان فقط نقش اجرایی داشته و تابع هسته مرکزی هستند.
۹) چارت سازمانی عملکردی یا وظیفه ای (Functional Organizational Chart)
در این نوع از چارت سازمانی، قسمت‌ها و بخش‌ها جداگانه و متناسب با وظایفی که دارند، اداره و سامان‌دهی شده و در نمودار جای می‌گیرند. مثلاً بخش‌های مالی، منابع انسانی، بازاریابی و غیره جداگانه مدیریت شده و جدا از هم به‌صورت مجزا در نمودار رسم می‌شوند.
این نمودارها در سازمان‌هایی که نیاز به هماهنگی مستمر بین بخش‌هایشان داشته، استفاده می‌شوند و ساختار سلسله مراتبی ساده‌ای دارند.
۱۰) نمودار پروژه ای (Project Organizational Chart)
همان‌طوری‌که از اسمش پیداست این نمودار مناسب سازمان‌هایی است که پروژه‌محور بوده و تمام سازمان در جهت اجرای پروژها سازمان‌دهی می‌شود. سازمان‌هایی که نمودار پروژه‌ای را به‌کارمی‌بندند، هدف‌های سازمان و شرکت را بر مبنای اهداف پروژه در نظر می‌گیرند. بعد مراحل انجام پروژه و نتایج را در هر مرحله به مدیر و بالادستی خود ارائه می‌کنند.
این چارت سازمانی بخش‌بندی و تقسیم‌بندی ندارد و فقط برای انجام پروژه فعالیت دارند. از ویژگی‌های این نمودار این است که موقتی بوده و بعد از اتمام پروژه کنار گذاشته می‌شود.
اصول طراحی چارت سازمانی
برای طراحی یک چارت سازمانی باید اطلاعات جامعی درمورد محیط کار داشته باشید. سپس با بهره‌گیری از یک‌سری اصول شروع به طراحی آن کنید. این اصول عبارتنداز:
- شناخت و آشنایی با همه ابعاد و ویژگی‌های یک سازمان و یا کسب‌وکار
- انتخاب نوع چارت سازمانی متناسب با نیاز ما در شرکت یا سازمان
- تعیین روشی که بتوانیم با آن چارت سازمانی را طراحی کنیم.
- بعد از طراحی، چارت سازمانی توسط مدیر اصلاح و بازنگری می‌شود.
- در آخر هم تمام فرم‌های مورد نیاز که وظایف هر قسمت چارت سازمانی را شرح می‌دهد، گردآوری می‌کنیم.
نحوه رسم چارت سازمانی
وظیفه تهیه چارت سازمانی و تدوین آن و همچنین تعیین وظایف و محدوده مشاغل به عهده مدیرعامل و رئیس کل است. البته طرح اولیه آن توسط مدیر منابع انسانی یا مشاور مستندسازی فرآیندها ترسیم و اجرایی می‌شود. لازم‌به‌ذکر است که طراحی چارت سازمانی یکی از مهم‌ترین نیازهای بخش منابع انسانی هر شرکت و سازمانی است.
سازمان‌ها و شرکت‌ها متناسب با نیازهایشان انتخاب می‌کنند که از چه نوع چارت سازمانی در کسب‌وکارشان استفاده کنند. برای طراحی چارت سازمانی ابزار و روش‌های متنوعی وجود دارد که برخی از آنها عبارتنداز:
۱) نرم افزار ویزیو (Visio)
با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانید چارت سازمانی متناسب با کسب‌وکار خود را رسم کنید. این نرم‌افزار از گروه نرم‌افزارهای آفیس شرکت مایکروسافت بوده و برای ترسیم نمودارهای سازمانی کاربرد دارد. روش کار با آن هم بسیار ساده است.
یا می‌توانید بعد از اجرای نرم‌افزار از قسمت General، صفحه‌ی جدیدی باز کرده و با کلیک روی گزینه Basic Diagram و ظاهر شدن اشکال مختلف شروع به طراحی کرده و از گزینه Connector هم برای برقراری اتصال بین شکل‌ها استفاده کنید.
یا هم از نمودارهای آماده موجود استفاده کنید که به این ترتیب است: از قسمت Business طرح‌های آماده، موجود در Organization Chart می‌باشد، می‌توانید با انتخاب طرح دلخواه خودتان و سپس استفاده از اشکال موجود روی دیتابیس و یا رسم آن توسط خودتان این کار را انجام دهید.
۲) نرم افزار Edraw Org Charting
با این نرم افزار می‌توانیم نمودارهای سلسله مراتبی و شبکه‌ای و هر نمودار دلخواه دیگر را رسم کنیم. در این نرم افزار هم قالب‌های آماده جهت طراحی چارت سازمانی وجود دارد.
۳) نرم افزار اکسل (Excel)
ساده‌ترین راه که خیلی با ان سروکار داریم استفاده از نرم افزار Excel است. به‌این‌ترتیب که بعد از ایجاد یک صفحه از گزینه Shape باکس‌های رسم نمودار را انتخاب کرده و رسم می‌کنیم.
سخن پایانی درباره چارت سازمانی
در این مقاله کارهای زیادی انجام دادیم. با انواع چارت سازمانی یعنی ۱۰ مورد از آن آشنا شده، مزایا و کاربرد هر کدام را بیان کردیم. اصول طراحی چارت سازمانی را شرح داده و درنهایت نحوه طراحی چارت سازمانی را آموزش دادیم. امیدوارم که درباره چارت سازمانی چیزی از قلم نیفتاده باشد و توانسته باشم یک مقاله کامل دراین‌باره ارائه کنم.
خیلی دلم می‌خواست مثال‌هایی هم درمورد هر کدام از نمودارها ارائه کنم ولی به لحاظ زمانی مقدور نشد و تنها توانستم شکل نمودارها را برایتان بکشم که درک ساختارشان برایتان بهتر و روشن‌تر باشد. امید است مطالب چارت سازمانی مفید واقع شده و به کارتان آید.
